Immagina di dover inviare una email importante per la quale hai delle tempistiche da rispettare.
Inizi a scriverla, la rileggi più volte, correggi gli errori, rivedi le frasi e, quando ti sembra impeccabile, decidi di inviarla. Chi penserebbe alle email spam?
Potresti immaginare: “ottimo… tempi rispettati, email perfetta e lavoro concluso”.
Dopo qualche tempo, quando ormai ti sei quasi dimenticato di quella email, ricevi un sollecito inaspettato: dall’altra parte ti segnalano che la tua comunicazione non è stata mai ricevuta.
Com’è possibile? Eppure sei sicuro di averla mandata. Controlli subito la posta inviata e non noti anomalie, la tua email si trova regolarmente in quella casella e data ed ora parlano chiaro.
Ma che cosa è successo quindi? Perché la tua email non è stata ricevuta?
Con tutta probabilità il tuo indirizzo di posta è stato etichettato come dannoso dai filtri antispam, perché il contenuto della tua email aveva qualche caratteristica che ha fatto scattare l’allarme, quindi è stata automaticamente considerata come email spam.
Cos’è lo spam?
Possiamo affermare che lo spam esiste da quando esiste internet.
In pratica qualsiasi utente navighi abitualmente nel web si è imbattuto in questo ospite indesiderato.
In particolare esistono diverse tipologie di spam, ma in questo articolo ci riferiremo specificatamente al mail spam.
Questo tipo di spam altro non è che l’invio massivo di un grande volume di email inviate molto frequentemente e a molti destinatari, solitamente con contenuti indesiderati e potenzialmente dannosi o truffaldini, penalizzando i mittenti di email spam. D’altra parte che cosa significa spam? Lo dice la parola stessa ovvero posta spazzatura (in inglese junk mail).
Possibili cause al problema delle email in spam
Le possibili cause che portano al problema delle email che finiscono in spam sono molteplici e sfociano tutte nello stesso fastidioso risultato: rendere difficile l’utilizzo della tua casella di posta.
Fra i motivi più frequenti possiamo sicuramente trovare i seguenti:
Invio massivo di email
In alcuni casi si ha la necessità di inviare la stessa mail a molti destinatari, anche più volte in poco tempo.
Ad esempio può essere utile per le newsletter, per inviare dei banali auguri o inviti, per informare un gruppo di persone circa un determinato evento e via dicendo.
Ebbene, è sconsigliato inviare troppe email in tempi brevi. Infatti se si ha la necessità di inviare newsletter esistono servizi appositi che, se correttamente configurati, ci eviteranno questo eterno problema.
Tra i migliori menzioniamo Mailchimp, MailPoet e MailUp che, oltre a permetterci di esprimere al meglio la nostra creatività, ci eviteranno in partenza la problematica dell’email spam.
Noi di Isola di Comunicazione ci occupiamo anche di creazione e invio di newsletter.
Se hai bisogno di ulteriori informazioni puoi contattarci in qualsiasi momento, sapremo fornirti la migliore soluzione.
Dominio in blacklist
Sul web esistono decine e decine di blacklist, ovvero elenchi di nominativi “non autorizzati”, realizzati da aziende produttrici di software o indipendenti. Se il dominio associato alla tua email aziendale è per qualche motivo presente in una di queste sono dolori, ma non tutto è perduto.
Prima di tutto cerca di fare mente locale: che cosa hai fatto l’ultima volta? Se hai esagerato con l’invio di posta, magari mediante email massive, il problema potrebbe essere stato già isolato.
Ora che hai qualche idea dell’origine dell’accaduto prova a fare una scansione del dominio mediante strumenti come MxToolBox, avrai in pochi secondi la lista di tutte le blacklist indicizzate e in evidenza troverai quelle contenenti il tuo dominio.
La rimozione dalle blacklist è un lavoro complesso, dai risultati non garantiti e non sempre positivi, senza considerare il rischio di peggiorare la situazione con maldestri tentativi fai-da-te.
Per questo motivo, prima di lanciarti in questa impresa il nostro consiglio è quello di rivolgerti a un professionista o a un’agenzia specializzata.
Segnalazione da parte del destinatario dell’email
Hai inviato una o più newsletter senza chiedere l’approvazione dei destinatari? O hai dimenticato di inserire nella mail un pulsante per la disiscrizione?
Potrebbe accadere che uno o più utenti non interessati ai tuoi contenuti effettuino una segnalazione per spam e, dopo alcune segnalazioni, i filtri antispam ti etichettino come spammer, inserendo il tuo dominio in una o più blacklist.
Di conseguenza, quando si inviano le newsletter, è bene sempre accertarsi che i nostri destinatari abbiano esplicitamente acconsentito alla ricezione delle stesse.
In ogni caso, non dobbiamo mai dimenticare di inserire un pulsante di unsubscription per consentire ai nostri contatti la cancellazione in piena autonomia.
Abuso di parole considerate spam
Sapevi che esiste un elenco di parole “proibite”?
Per ovvi motivi non verrà trascritto qui, ma è sufficiente una breve ricerca su Google per capire quanto siano comuni e utilizzati questi termini.
La pena per chi trasgredisce? Blacklist.
Come detto qualche riga in alto, la rimozione dalle blacklist è difficoltosa e non sempre porta ai risultati sperati.
Email contenente link a siti compromessi o pericolosi
Il web è costellato di siti: la stragrande maggioranza di essi è nata con obbiettivi perfettamente legali, ma esistono anche siti web contenenti materiale illegale di vario tipo.
Se ci riferiamo a quest’ultima categoria, vien da sé che siti con contenuti illeciti finiscano quasi immediatamente nelle maglie delle varie blacklist, e che inviando via email gli indirizzi di questi siti potremmo avere problemi di spam, ma perché accade anche con siti leciti?
Le nostre email possono finire nello spam anche se al nostro destinatario inviamo link a siti legali, il motivo principale è legato al fatto che con tutta probabilità questi siti sono stati compromessi da malintenzionati e utilizzati come mezzo per diffondere spam e software malevoli. Ciò accade quando un sito non viene sottoposto a costante manutenzione, un sito web non aggiornato è relativamente semplice da violare.
Quindi il consiglio è evitare di inserire nelle nostre email link a siti compromessi, pericolosi o illegali.
Se pensi che il tuo sito sia stato infettato da un virus, contattaci. Faremo un’analisi gratuita e ti forniremo i risultati in poche ore.
È importare non perdere tempo. Quando si sospetta un’infezione da malware bisogna agire tempestivamente prima che il problema peggiori e il malware si diffonda.
Un sito di nuova concezione, realizzato ad esempio con il noto CMS WordPress, necessita di manutenzione per garantirne una vita lunga ed evitare problematiche come attacchi informatici.
Non è bello finire in una blacklist, nessuno vorrebbe mai averne a che fare.
Configurazione errata dei parametri SPF, DKIM e DMARC
I parametri SPF, DKIM e DMARC sono acronimi che possono spaventare già dal nome, dobbiamo però capire come farli diventare amici e usarli a nostro vantaggio. Potranno fare la differenza per la lotta allo spam, non sottovalutiamoli.
Per capire meglio come operano, prendiamo singolarmente i parametri e analizziamone le caratteristiche:
- SPF record è il framework che si occupa di gestire e monitorare gli indirizzi IP abilitati a spedire email dal nostro dominio. Se i domini e l’IP non corrispondono, l’email finirà sicuramente in spam.
- La DKIM è un protocollo di crittografia che “firma” la nostra email, così che chi la riceve potrà facilmente verificarne l’autenticità. È utile per evitare i famigerati attacchi man-in-the-middle, avremo così la sicurezza che l’email non è stata manipolata da terzi.
- Il DMARC è un sistema che impedisce lo spoofing, ad esempio le truffe categorizzate come phishing. Interfacciandosi con SPF e DKIM, monitora e segnala la presenza di email nocive o sospette tali.
I primi due, ovvero SPF e DKIM, sono praticamente obbligatori soprattutto se inviamo regolarmente newsletter. Il DMARC anche se non obbligatorio è fortemente consigliato: è a tutti gli effetti un ulteriore layer di sicurezza.
Come evitare che le email finiscano nello spam?
Ora che abbiamo analizzato le possibili cause e soluzioni proviamo ad elencare alcune operazioni da compiere per evitare che il problema si ripresenti in futuro:
- Evitare di inviare newsletter da indirizzi email privati o aziendali, esistono servizi appositi come Mailchimp.
- Non inviare testi contenenti troppe parole proibite, soprattutto se sono decontestualizzate
- Inserire sempre un pulsante di disiscrizione per le newsletter
- Richiedere sempre l’approvazione degli utenti prima di inviar loro newsletter
- Occuparsi personalmente della manutenzione costante del proprio sito o affidarsi a professionisti se non si è in grado di farlo in autonomia
- Configurare opportunamente i parametri SPF, DKIM e DMARC
Possibili soluzioni al problema delle email che finiscono in spam
Come per le cause, anche le soluzioni sono molteplici e ogni caso andrebbe valutato singolarmente.
Prima di tutto se abbiamo una casella email aziendale è utile, come detto in precedenza, fare una scansione del dominio mediante strumenti appositi per verificare che il sito non sia in blacklist. Uno dei migliori strumenti è MxToolBox il quale è in grado di elaborare un dettagliato report in pochi secondi.
Se il tool usato fornisce risultati incoraggianti, è possibile procedere chiedendo di segnalare la tua email come “non indesiderata” o “non spam” (la dicitura varia in base al servizio che ospita la casella email).
Tecnicamente ciò che stiamo facendo è istruire l’algoritmo della casella email del destinatario, così che il problema possa scomparire man mano.
Questa operazione andrebbe eseguita più volte con diversi destinatari e, se effettuata correttamente, nel giro di alcuni giorni la problematica dovrebbe rientrare.
La soluzione è valida anche per le caselle email gratuite come Gmail o Outlook.
Un’altra soluzione da prendere in considerazione, nel caso in cui lo strumento ci dica che siamo finiti in blacklist, è quella di contattare singolarmente tutte le compagnie o i privati che gestiscono le varie blacklist.
Se si spiega bene la situazione, è possibile che decidano di aggiornare il proprio database rimuovendo il dominio di tuo interesse dalle email indesiderate.
Teniamo inoltre sempre a mente le configurazioni SPF, DKIM e DMARC. Solitamente, se siamo su hosting di buona qualità, non dovremmo temere configurazioni errate. Il consiglio è però quello di fare ugualmente delle verifiche usando strumenti come SPF Record Check.
Anche tu hai avuto problemi di email che finiscono in spam?
Raccontaci la tua esperienza o contattaci se hai bisogno di aiuto.
